Skapa en bra visselblåsarpolicy

Även om lagens krav varierar mellan olika länder är målet med att skapa en bra visselblåsarpolicy ändå det samma. Man vill skapa en företagskultur av tillit och förtroende, där medarbetarna också vågar lyfta fram de problem som finns.

För att skapa en bra visselblåsarpolicy bör man

• Utbilda medarbetarna och övriga i företagets riktlinjer och policys
• Förklara hur man tar rapporterar om missförhållanden
• Guida genom visselblåsarprocessen
• Ge exempel på vilka typer av missförhållanden man kan ta upp
• Gå igenom lagens skydd av visselblåsare
• Ta upp konsekvenser (utan att använda nolltolerans)

Vad är syftet med en visselblåsarpolicy?

En visselblåsarpolicy ser man oftast idag som en mycket viktig och självklar del av organisationens interna kontrollsystem, mycket på grund av lagstiftning och nya regelverk inom compliance-området. Det gäller både offentliga och privata organisationer och även aktörer inom tredje sektorn, så som föreningar och icke-vinstdrivande organisationer.

Sveriges nya visselblåsarlag som bygger på EU:s direktiv om bättre skydd för visselblåsare har fått utvecklingen att ta ytterligare ett steg framåt. Den ställer krav på att alla organisationer med fler än 50 anställda ska inrätta säkra och anonyma visselblåsarkanaler.

Målet med en bra visselblåsarpolicy är att bygga en positiv kultur av förtroende och integritet inom organisationen. Policyn ska uppmuntra till etiskt uppförande och en företagskultur där alla känner sig trygga med att rapportera oegentligheter och problem i ett tidigt skede. Visselblåsarpolicyn kan också innehålla hänvisningar till aktuell lagstiftning, till företagets Code of Conduct eller övriga policys inom regelefterlevnad. En bra visselblåsarpolicy får dock inte endast bli en produkt av lagens krav.

Undvik en policy med nolltolerans

Naturligtvis är det viktigt att ha tydliga policys där man också säkerställer efterlevnad speciellt när det handlar om olagliga aktiviteter, missförhållanden som hotar medarbetarna eller allmänhetens säkerhet eller som äventyrar företagets ställning på något sätt.

Men om konsekvenserna även för mindre allvarliga beteenden upplevs som orimligt stränga, kan det snarare påverka medarbetarna att inte rapportera. I en bra policy tar man därför tydligt upp exempel på otillbörligt beteende och vilka disciplinära konsekvenser sådant beteende kommer att få, med konkreta exempel på rimliga åtgärder.

Vad bör en visselblåsarpolicy innehålla?

• Definition av vem som är en visselblåsare.
  En vanlig definition är en person med anknytning till arbetsplatsen som slår larm om missförhållanden som man uppfattar vara av ett större allmänt intresse.
  
  
• Hurudana ärenden kan man ta upp i visselblåsarsystemet?
  Visselblåsarärenden omfattar självklart uppenbara lagbrott. Man kan även rapportera om händelser som orsakar risker för miljön eller individers säkerhet, uppförande som inte är i linje med företagets övriga etiska policys och sådant som kan påverka företagets ekonomi eller skatteredovisning.
  Läs mera: 7 exempel på missförhållanden på arbetsplatsen
  
  
• Vad är inte visselblåsning?
  Personliga ärenden som till exempel rör trivseln på arbetsplatsen eller arbetsrättsliga ärenden hör inte hemma i visselblåsarsystemet. De kan till exempel organisationens HR-avdelning ta hand om.
  Läs mera: Allt som känns fel är inte visselblåsning
  
  
• Rapportkanalerna: Interna och externa.
  Lagen ställer alltså krav på alla organisationer med över 50 anställda att upprätta interna rapporteringskanaler. Dessutom har regeringen i Sverige utsett de myndigheter som blir skyldiga att upprätthålla externa rapporteringskanaler. Hela listan hittar du här:
  Läs mera: Externa visselblåsarfunktioner – lista på myndigheter
  
  
• Vilka är de säkra interna kanalerna?
  Redogör i visselblåsarpolicyn för organisationens interna visselblåsningsfunktioner. Det ska vara möjligt att rapportera anonymt, på ett säkert sätt. Finns det möjlighet att rapportera per telefon, via ett meddelandesystem, ett fysiskt möte eller en plattform online? Vart vänder man sig och var hittar man de säkra rapportkanalerna?
  
  

• Hur är visselblåsaren skyddad?
  Visselblåsarlagen garanterar skydd för personer som rapporterat om missförhållanden i god tro, samt för alla personer som hjälpt dem på något sätt.
  Bekanta dig med den svenska visselblåsarlagen här
  
  
• Hur ser processen ut?
  I visselblåsarpolicyn bör det framgå vem som tar emot rapporten, vem som följer upp den och vem som kan komma att ta del av informationen. Ta med så mycket information som möjligt om hur processen ser ut och vad visselblåsaren kan vänta sig. Visselblåsarlagen specificerar vissa tidsramar; personen som rapporterar ska få ett kvitto på att rapporten är mottagen inom 7 dygn och återkoppling i ärendet senast inom tre månader.
  
  

• Vad kan man ge feedback på?
  Det kan finnas lagliga hinder som förhindrar att man berättar vad utredningen kommit fram till. Ändå bör visselblåsaren få feedback på sin rapport och policyn kan ta upp konkreta exempel. Om visselblåsaren inte hör någonting efter sin rapport, är det naturligt att anta att inget hände vilket också minskar chansen att man vågar rapportera även i framtiden. Även om det inte går att berätta detaljer är det bra att återkoppla till visselblåsaren (anonymt via systemet) och tacka denne för rapporten, berätta att en utredning gjorts och kort redogöra för resultatet eller eventuella uppföljande åtgärder.

Att skapa en bra visselblåsningspolicy

En bra policy löser varken visselblåsarens eller organisationens problem, men är ändå ett viktigt första steg. En bra visselblåsarpolicy som man kommunicerar ut till alla som den omfattar, lägger grunden till en transparent och rättvis process där det blir tydligt vart man kan vända sig och vilka problem man kan ta upp. Det är viktigt för att medarbetarna ska kunna känna förtroende för processen och våga lämna in rapporter.

Idag har en bra visselblåsarpolicy därmed en självklar plats i företagets etiska arbete, där man också bör se till att utbilda alla medarbetare i företagets värderingar och ta upp problem som är unika för den egna organisationen.

Läs också: Kom igång med visselblåsarfunktion

---

Interaktiv Säkerhet har jobbat med visselblåsartjänster i mer än 10 år. Vi erbjuder en komplett visselblåsarlösning och mottagartjänst av ärenden. Vi kan även hjälpa er med en mall för att skapa en bra visselblåsarpolicy, om ni så önskar. Kontakta oss för att få veta mer eller boka en gratis demo!