Kom igång med visselblåsarfunktion

Känns det komplicerat med alla krav på en visselblåsarfunktion? Det behöver inte alls vara svårt om du följer vår enkla guide i tre delar. Om ni inte redan har alla delarna på plats, kommer ni snabbt igång med att implementera en process för visselblåsning i er organisation.

1. Skapa och skriv ner en policy för visselblåsning

Med en välskriven policy avgör ni hur organisationen ska hantera visselblåsning och visar att ni tar de anställdas anmälningar på allvar. Det finns förstås ingen färdigskriven policy som passar alla, men följande frågor kan hjälpa er på vägen:

⮞ Varför? Gör det tydligt för alla varför ni har en policy för visselblåsning och vad fördelarna med ett rapportsystem är. Genom att skapa en tillgänglig och säker kanal för visselblåsare visar ni också ert engagemang och bygger tillit.  

⮞ Vem? Det är inte bara anställda som kan rapportera om missförhållanden, så se till att inkludera och informera alla som policyn berör. Det kan till exempel röra sig om leverantörer, partners, aktieägare och tidigare anställda.

⮞ Vad? Här behöver det tydligt komma fram vad man kan rapportera om. Hjälp därför alla att förstå skillnaden mellan ett personligt klagomål och ett allvarligt missförhållande. Klargör också att visselblåsare inte kommer att straffas på något sätt.

⮞ Hur? Redogör för detaljerna om hur man anmäler missförhållanden och hur informationen kommer att användas. Se till att alla förstår processen och hur visselblåsare är skyddade enligt lagen.

2. Bestäm hur ni ska hantera de anmälningar som kommer in

En policy är en bra början, nu behöver ni avgöra hur ni ska hantera de anmälningar som eventuellt kommer in via er visselblåsarfunktion.

EU:s visselblåsardirektiv kräver att organisationer skapar och upprätthåller säkra rapportkanaler som tillåter visselblåsare att vara anonyma.

Det betyder att ni måste se till att personer kan lämna information på ett säkert sätt. Det kan ske till exempel skriftligt via en plattform online, per e-post eller muntligen per telefon eller ett meddelandesystem. Oavsett vilken metod man väljer måste rapporteringskanalen/kanalerna:

• Vara säkra
• Vara anonyma
• Göra det möjligt att återkoppla
• Ha en utsedd ägare
• Vara tillgängliga
• Dokumentera och spara alla rapporter
• Beakta tidsfristerna
• Vara kompatibla med GDPR

3. Se till att kommunicera policyn till alla som berörs  

Nu har ni alltså en policy för visselblåsning och säkra rapportkanaler, men se även till att alla känner till dem. Det känns kanske självklart, men är faktiskt ofta något som glöms bort eller blir halvdant gjort.

En bra, frekvent kommunikation är grunden till att bygga en öppen och stödjande företagskultur. En tillåtande företagskultur gör också att anställda inte är rädda för att ta upp frågor som rör missförhållanden på arbetsplatsen.

Bra exempel på sätt att kommunicera kan vara:

• Företagets intranät
• Ett nyhetsbrev
• En e-postlista
• Anslagstavlor eller infoskärmar
• Informationsvideon
• Möten
• Företagsevent
• Utbildningstillfällen
• Handbok för anställda

Ett smidigt, enkelt sätt att uppfylla direktivets krav är att använda Interaktiv Säkerhets visselblåsartjänst. Du får en komplett visselblåsarfunktion som uppfyller lagens krav, anpassat helt efter era behov. Kontakta oss för att diskutera en lösning.