5 punkter för att utforma en bra visselblåsarpolicy

Alla företag bör ha en bra visselblåsarpolicy. Men vad ska man tänka på när man utformar den? Vi har sammanställt fem punkter för att du ska kunna skapa en tydlig och lättanvänd policy som passar just din organisation.

✓ Enkelhet och tydlighet

Först och främst måste policyn vara genomsyrad av tydlighet och enkelhet så att alla berörda förstår samtliga delar. Visselblåsarfunktioner är omgivna av regler och lagar som man måste förklara på ett enkelt sätt. En tydlig visselblåsningspolicy hjälper de anställda att använda funktionen på ett korrekt sätt. Samtidigt minskar den arbetet för ledningen och även risken för att förvirring uppstår.

✓ Verksamhetsanpassning

Det kan vara lätt att vilja skippa steget med att skräddarsy policyn till företaget och använda sig av ett färdigt koncept. Men en bra visselblåsarpolicy fungerar bäst när den är anpassad till organisationen eller företaget och är integrerad i arbetsflödet. Utgå gärna från en färdig mall, men glöm inte att anpassa den utifrån vad din verksamhet behöver.

✓ Formulering av syfte och bakgrund

Kom ihåg att det inte är självklart för alla vad en bra visselblåsarpolicy innebär. Därför är det bra att förklara hur viktigt det är att man tar visselblåsarfunktionen på allvar och hur den påverkar arbetsplatsen. Var tydlig med vilka som policyn omfattar och företagets ställningstagande för en skapa en öppen företagskultur.

✓ Förklara anmälningsprocessen

Vilka olika sätt går det att rapportera oegentligheter på och hur använder man dem? Vad kan man anmäla? Förklara skillnaden mellan interna och externa rapporteringskanaler och inkludera fackliga kontakter om det passar. Med tydlig kommunikation kan man besvara alla frågor inom visselblåsarpolicyn och minska ytterligare arbete. En självklar policy minskar även rädslan för att använda visselblåsarfunktionen. På så vis kan man uppnå maximal effekt.

✓ Uppföljning av ärenden

En utpräglad visselblåsarpolicy bör inkludera hur uppgiftslämnarna är skyddade under rapportering. Även den som blir anmäld har rätt till en korrekt behandling och bör få information så tidigt som möjligt i utredningsprocessen. Oavsett om anmälaren valt att vara anonym eller inte bör företaget försäkra att man kommer att hantera identitet och ärenden konfidentiellt. Att anmäla oegentligheter och brott mot företagets etiska regler ska vara säkert för den anställde och det ska vara lätt att uppfatta i policyn.

Läs mera om hur du kan komma igång med en skräddarsydd visselblåsarfunktion för din organisation! Eller boka ett gratis möte med oss så berättar vi mer om Interaktiv Säkerhets kostnadseffektiva och säkra visselblåsartjänst.