Uppmuntra alla att rapportera missförhållanden internt

Om missförhållanden eller oegentligheter på arbetsplatsen får fortgå kan det vara till skada både för enskilda individer, och för samhället i stort. Och om anställda väljer att vända sig till externa kanaler eller direkt till offentligheten kan det dels ta längre tid och bli svårare att lösa själva problemet, men också skada organisationen ekonomiskt och sänka dess rykte. Därför är det viktigt att uppmuntra alla medarbetare att använda de interna rapporteringskanalerna i första hand. Här ska vi se på några faktorer som uppmuntrar anställda att rapportera missförhållanden internt.

Främja en öppen företagskultur och prata om möjligheten att rapportera missförhållanden

Försök att skapa en företagskultur som aktivt uppmuntrar anställda att rapportera om eventuella problem och som stöttar dem när de gör det. Det är större sannolikhet att medarbetarna väljer att rapportera om missförhållanden internt när företagskulturen präglas av integritet, öppenhet och tolerans.

Se till att ledningen aktivt stöttar företagets policy för visselblåsning. De anställda vill känna att ledningen kommer att stötta dem om de väljer att skicka in en rapport.

En transparent och tydlig kommunikation kommer också att skapa en bättre förståelse för hela visselblåsarprocessen. Håll fram företagets etiska värderingar i kommunikationen, och gå också igenom processen för en visselblåsarrapport.

• Var tydlig – Förklara konkret hur visselblåsarprocessen går till och vad som kommer att hända.

• Visa förståelse – Visa att du förstår att det kan vara ett svårt beslut att skicka in en rapport och berätta vilket stöd man kan få.

• Var konsekvent – Ta alla rapporter på allvar och se till att utreda dem noggrant.

Läs också:

Checklista för att hantera visselblåsarrapporter

Välj rätt visselblåsarlösning och se till att alla har tillgång

Välj en lösning som både är lätt att använda samt administrera och som är lättillgänglig för alla, inte bara anställda. Av den anledningen är det inte en bra idé att placera visselblåsarfunktionen i intranätet, eller på en fysisk plats inom organisationen. De flesta tycker det känns jobbigt att skicka in en visselblåsarrapport. Genom att göra tröskeln för att använda kanalerna så låg som möjligt ökar chansen för att informationen kommer in.

Informera alla medarbetare om var man kan hitta rapporteringskanalerna, hur man använder dem och vad som kommer att hända med rapporten. Det är extra viktigt att nå även personer som arbetar på distans, samt leverantörer och andra som har intressen i arbetsplatsen.

För att ytterligare underlätta rapporteringsprocessen är det bra om visselblåsarsystemet fungerar på alla språk som är aktuella för arbetsplatsen.

Skapa förtroende och förmedla en känsla av trygghet

Genom att använda rapporteringskanaler som tillåter visselblåsaren att vara anonym minskar man väsentligt rädslan för repressalier. Försäkra alla medarbetare om att visselblåsning är helt konfidentiellt. Om visselblåsaren kan lita på att hen är skyddad mot negativa följder ökar chanserna för att man väljer att rapportera internt.

Se också till att rapporterna blir överförda till rätt person eller avdelning, och utredda på ett korrekt och professionellt sätt. Ytterligare förtroende skapar man genom att implementera ett system med hög datasäkerhet och skydd av känsliga uppgifter.

Läs också:

Att välja extern lösning för visselblåsartjänst

Din respons är avgörande. Genom att ta medarbetarnas problem på allvar samt besvara varje rapport inom en rimlig tid och på ett respektfullt sätt ökar chansen att man kommer att använda visselblåsarfunktionen. Anställda känner sig också mer motiverade att rapportera internt om de vet att företaget verkligen prioriterar att skydda sina medarbetare, och inte bara sina ekonomiska tillgångar.

---

Är du redo? Vill du diskutera visselblåsarsystem för just ditt företag eller din organisation? Interaktiv Säkerhet erbjuder en komplett visselblåsarlösning med egen webbplats för er visselblåsarfunktion. Kontakta oss så berättar vi mera!