3 nyckelfaktorer för en bra visselblåsarfunktion

Tack vare EU:s visselblåsardirektiv är företag och organisationer över hela Europa i färd med att uppdatera sina nuvarande policys kring interna kontrollsystem och compliance. Många påbörjar också arbetet med att skapa en helt ny visselblåsarfunktion.

En stor utmaning för många är att skapa en lösning som faktiskt fungerar i praktiken. För att uppnå målen måste det finnas tillit. EU-direktivet uppstod ur ett behov av bättre skydd för personer som rapporterar om missförhållanden. På det viset vill man uppmuntra fler att våga träda fram och berätta om oegentligheter.

Med andra ord bör en framgångsrik, bra visselblåsarfunktion vara en naturlig del av en positiv företagskultur. Här följer tre områden att fokusera på för att bygga känslan av tillit bland organisationens medarbetare.

1.      Kunskap

Alla medarbetare ska veta hur man tar upp ett problem och skickar in en visselblåsarrapport.

42% kände inte till hur eller var man kan skicka in en rapport om missförhållanden – Open Public Consultation on Whistleblowing (EU, 2017)

Börja med att se till att alla medarbetare vet att de kan rapportera missförhållanden och hur det går till. Informera om att det finns flera olika rapporteringskanaler och att man kan kommunicera på det sätt man är bekväm med. Att informera om de olika visselblåsarkanalerna är också ett krav i EU:s visselblåsardirektiv.

Det är också viktigt att visa förståelse för att det kan vara svårt att rapportera. Ha en öppen diskussion om möjliga orsaker till att man väljer att inte gå vidare och rapportera oegentligheter.

Informera inte bara om själva rapportkanalerna. Förklara varför de finns, och vilka mål man hoppas uppnå med dem. Det kan vara företagsinterna mål (”vi vill känna till problemen så vi kan göra något åt dem”) eller en hänvisning till lagar och regler (”vi tar visselblåsarlagen på allvar”). Låt alla veta att företaget eller organisationen är noga med att följa lagstiftningen, skydda sina medarbetare och göra det rätta.

2.      Förtroende

Medarbetarna ska känna sig säkra och ha förtroende för processen.

Ca 80 % rapporterar inte om missförhållanden eftersom de är rädda för juridiska och finansiella följder – Open Public Consultation on Whistleblowing (EU, 2017)

Genom att vara mycket tydlig med målsättningarna för intern kontroll och rapportering samt hur organisationen kommer att hantera eventuella rapporter från visselblåsare, kommer man att bygga förtroende hos medarbetarna. Lyft fram det faktum att EU:s visselblåsardirektiv samt den nationella lagstiftningen har tillkommit för att skydda visselblåsare från alla sorters hämndaktioner. Den som väljer att berätta åtnjuter därmed lagens skydd.

Den viktigaste frågan när det gäller förtroende för rapportkanalerna är möjligheten för visselblåsaren att vara anonym och att identiteten skyddas genom hela processen. Se till att visselblåsarfunktionen är säker och påpeka speciellt vilka åtgärder man vidtagit för att skydda alla personuppgifter. Tänk på att visselblåsarsystemet måste innehålla möjligheten till anonym tvåvägskommunikation med visselblåsaren.

Det är också viktigt att skapa en transparent process där alla i organisationen känner till hur man hanterar rapporter, genomför utredningar och vilka följder de kan få. På så vis kommer man att känna tillit och förtroende för processen.

Slutligen, om visselblåsaren trots allt drabbas av hämndaktioner måste det finnas kontrollsystem för att fånga upp detta. Sanktioner bör tilldelas den/de som berörs. Det sänder ett kraftfullt meddelande om att sådant beteende inte är acceptabelt och att den som väljer att rapportera är skyddad av systemet.

3.      Respons

Alla rapporter ska utredas direkt, och nödvändiga åtgärder ska vidtas.

30% väljer att inte rapportera eftersom de inte tror att det ändrar något – Open Public Consultation on Whistleblowing (EU, 2017)

Sättet som organisationen hanterar rapporter om missförhållanden kommer att ha avgörande betydelse för hur väl systemet fungerar. Medarbetarna måste kunna lita på att en inskickad rapport får svar inom en rimlig tid och att man vidtar åtgärder om det är nödvändigt.

EU-direktivet specificerar vissa tidsramar. Visselblåsaren ska få ett kvitto på att rapporten blivit emottagen inom sju dagar och man ska ge återkoppling inom tre månader.

I samband med utredningen ska man fästa särskild vikt vid att ingen ska bli utsatt för hämndaktioner av någon sort. Riskerna gäller inte bara själva visselblåsaren utan kan också påverka vittnen eller andra personer som nämns i eller bidragit till utredningen. Se till att alla som förekommer i rapporten är skyddade av anonymitet.

Respons handlar också om att anpassa och kontinuerligt förbättra visselblåsarfunktionen. Det är viktigt att utvärdera hur effektivt systemet är samt identifiera olika trender som ledningen kan agera på. Det är inte antalet visselblåsarrapporter som är det viktiga, utan alla avvikelser från det normala. Följ upp om antalet rapporter stiger eller sjunker och vilka som kräver en noggrannare undersökning.

En säker, bra visselblåsarfunktion

Kom ihåg att en bra visselblåsarfunktion skyddar både medarbetare och själva organisationen. Att fånga upp skadligt beteende eller olika missförhållanden genom en säker, avsedd rapportkanal där alla vet vart de kan vända sig med olika problem och bekymmer, gör att organisationen kan utreda dessa på ett säkert och strukturerat sätt.  

Vill du diskutera en lämplig lösning för er organisation? Kontakta Interaktiv Säkerhet för att boka ett kostnadsfritt möte med demo! Vi har levererat säkra och anonyma visselblåsarsystem i mer än 10 år.