INTERAKTIV SÄKERHETS BLOGG

Allas röst har betydelse.

En blogg om moderering, visselblåsning och trygghet på nätet

5 tips för att utreda visselblåsarrapporter

När organisationen väl tar emot en visselblåsarrapport är det viktigt att man hanterar ärendet på rätt sätt. I idealfallet är man väl förberedd med effektiva policys att vända sig till, färdiga processer och ett system där man kan utreda rapporterna på ett strukturerat och säkert sätt. Här har vi sammanfattat 5 steg för att utreda visselblåsarrapporter.

Fem steg för att utreda visselblåsarrapporter:

  1. Ta emot informationen och begär tilläggsuppgifter om nödvändigt
  2. Utse en oberoende person eller ett team för att utreda visselblåsarrapporter
  3. Förmedla förutsättningarna och vad visselblåsaren kan förvänta sig
  4. Ge återkoppling åt visselblåsaren inom tidsfristen
  5. Håll kontakten och följ upp visselblåsarärendet

1. Information:

Se till att få in all relevant information i början av utredningen. Avgör sedan om det rör sig om ett visselblåsningsärende, eller om det är en sak för HR-avdelningen.

Var förberedd på att ett visselblåsarärende som får uppmärksamhet kan göra att man får ta emot flera liknande rapporter inom en nära framtid.

2. En oberoende utredning:

Bestäm på förhand vem som ska vara ansvarig för utredning av visselblåsarrapporter. Kan ni hantera utredningen internt till exempel på Legal eller HR-avdelningen? Det är också möjligt att ta in en extern utredningspartner.

Man behöver utse flera olika alternativ, eftersom alla personer som på något sätt omfattas av själva anmälan självklart inte kan delta i utredningen. Utredningen kan också påverka fler personer än de som är nämnda i anmälan, om missförhållandet visar sig vara utbrett.

3. Förutsättningarna:

Se till att tydligt klargöra vilka förutsättningarna är och vad visselblåsaren kan vänta sig. På så vis kan man förhindra negativa känslor och att visselblåsaren känner att ingen händer trots anmälan.

Ett större ärende kan ta lång tid att utreda, och därför är det viktigt att förklara för visselblåsaren hur processen ser ut och när hen kan förvänta sig uppföljning. Berätta också för visselblåsaren hur man kommer att använda informationen i rapporten, och poängtera att den kommer att förbli konfidentiell.  

Beakta lagens tidsgränser: Enligt visselblåsarlagen måste man bekräfta mottagande av rapporten inom 7 dagar och ge återkoppling till visselblåsaren inom tre månader.

4. Feedback:

Visselblåsaren bör få information om hur utredningen framskrider, vad resultatet blir och eventuella åtgärder. Försök ta med detaljer men utan att bryta mot sekretessen. Om visselblåsaren känner sig säker på att man tagit rapporten på allvar och utrett den ordentligt, minskar risken för missnöje på lång sikt.

Det är viktigt att skriftligt dokumentera och spara all information om ärendet och utredningen samt vilka beslut man fattat. Enligt visselblåsarlagen samt GDPR måste man skydda all data och åtkomsten till dem, samt hålla visselblåsarens identitet konfidentiell om hen önskar det. Beakta även kraven i GDPR vad gäller hantering och radering av personuppgifter.

5. Uppföljning:

Det är viktigt att följa upp visselblåsarärendet även efter att utredningen är avslutad. Om man känner till visselblåsarens identitet kan man stämma av direkt med personen, för att tidigt få kännedom om eventuella problem och repressalier som uppstått efter rapporten. Om visselblåsaren önskat vara anonym kan man använda andra verktyg, till exempel anonyma enkäter, för att fånga upp personer som utsätts för repressalier.

Det är viktigt att kontinuerligt bygga en företagskultur där anställa vågar lita på att de kan rapportera om problem, utan rädsla för repressalier. Målet är naturligtvis att skapa en säker arbetsplats för alla.

Läs också vår Checklista för att hantera visselblåsarrapporter


Interaktiv Säkerhet har hanterar känslig information på ett tryggt och säkert sätt i över 10 år. Vårt visselblåsarsystem kan hjälpa er med säker ärendemottagning via webb och telefon dygnet runt, samt anonym tvåvägsåterkoppling till visselblåsaren.

All information som rör ett visselblåsarärende säkert samlad på samma plats, med påminnelser om deadlines för ärendet. Vill du veta mera? Kontakta oss för att diskutera en skräddarsydd lösning för er.

Har du frågor om artikeln eller andra funderingar, kontakta oss så berättar vi gärna mer.

Dela artikeln
INTERAKTIV SÄKERHET BLOGG

Vad vill du läsa om nu…

Kända visselblåsare: Dieselgate - avgasbluffen hos Volkswagen

Hur kan det gå när man hanterar en visselblåsare felaktigt? Volkswagens "dieselgate".

Skydda dina anställda mot sexuella trakasserier

Om en anställd blir utsatt för sexuella trakasserier har du som arbetsgivare ett stort ansvar.

Kända visselblåsare: Penningtvättsskandalen i Danske Bank

Hur kan det gå när man hanterar en visselblåsare felaktigt? Kunde Danske Bank agerat annorlunda?

Interaktiv Säkerhet