6 tips för att optimera din visselblåsarfunktion

När du väl bestämt dig för en lösning är det några saker du bör ha i åtanke för att kunna optimera din visselblåsarfunktion och maximera fördelarna. Vi har sammanställt sex tips som kommer göra att din visselblåsarfunktion fungerar så bra som möjligt.

1. Tänk långsiktigt

För att bygga upp en stabil och bra visselblåsarfunktion är det viktigt att ha långsiktiga mål. Först och främst måste både anställda och ledningen känna till funktionen för att den ska fungera optimalt. Tjänsten ska också vara väl integrerad i företagets arbetsflöde. Dessutom ska samtliga anställda ska veta hur man använder den och vilka fördelar den medför.

2. Bygg en stabil grund för att optimera din visselblåsarfunktion

Grunden i en bra visselblåsarfunktion ligger självklart hos ledningen. Om ledningen visar sin fulla uppbackning inger det en trygghet för de anställda. När företaget tydligt visar att man är ett transparent företag där oegentligheter och misstankar utreds på ett seriöst sätt så fungerar visselblåsarfunktionen optimalt.

3. Konsekvent återkoppling

Man ska följa upp samtliga anmälningar för att visa att funktionen är seriös. Också i de fall där man lägger ner ärendet direkt är det viktigt att uppgiftslämnaren får återkoppling och motivering till beslutet. Genom att behandla alla ärenden på ett tydligt och lättförståeligt sätt känner användarna att företaget tar deras åsikter på allvar. Samtidigt utvecklar man både visselblåsarfunktionen och företaget.

4. Garantera anonymitet

Den största anledningen till att visselblåsarfunktioner är så framgångsrika är att de anställda känner sig trygga med att göra anmälningar eftersom de får vara anonyma. Flera undersökningar visar att utan anonymiteten vågar inte de anställda berätta om misstänkta oegentligheter i rädsla av att det ska påverka dem negativt. Att man behandlar ärenden säkert, frivilligt och anonymt är därför avgörande. På så vis får företaget reda på oegentligheter och möjliga förbättringsområden.

5. Tänk på användarvänligheten

Tjänsten måste vara tydlig och enkel att använda. Vissa tjänster för visselblåsning omfattas av krångliga lagar och regler vilket ofta kan avskräcka. Tänk därför på att balansera informationen om viktiga regler samtidigt som ni behåller användarvänligheten.

6. För att optimera din visselblåsarfunktion: Ha flera anmälningssätt

För att kunna utnyttja visselblåsarfunktionen på bästa sätt bör användarna kunna anmäla genom olika kanaler. Vissa uppgiftslämnare vill exempelvis inte lämna digitala spår så om man vill att alla ska känna sig trygga bör man ha flera alternativ. Många använder endast webbformulär men vissa anställda kanske föredrar att ringa eller anmäla på annat vis. Se till att alla kan göra sin röst hörd, så får du både nöjda anställda och ett företag i ständig utveckling och förbättring.

⮞ Läs även vår checklista för att införa visselblåsarsystem!